Tee kirjallinen sopimus – näin vältät tavallisimmat riidat toimeksiantajasi kanssa

Toimeksiannon ehdoista syntyvissä riidoissa harvoin kukaan voittaa. Yleensä riitely maksaa sekä kevytyrittäjälle että asiakkaalle vähintään aikaa ja pidemmälle vietynä myös rahaa. Monen riidan voisi välttää käyttämällä hieman enemmän aikaa toimeksiannosta sopimiseen. Hyvä ja selkeä kirjallinen sopimus tuo turvaa molemmille osapuolille. Olen koonnut tähän muutamia keskeisiä vinkkejä siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon toimeksiantoa vastaanottaessa.  

Kirjallinen sopimus on vaivan väärti

Hyvän asiakassuhteen kannalta kirjallinen sopimus on elintärkeä, koska tällöin voitte missä tahansa toimeksiannon vaiheessa palata sopimukseen ja tarkastaa hinnan tai muut työhön liittyvät ehdot. Kirjallisesti sovittu hinta tuo molemmille osapuolille turvaa ja selkeyttä toimeksiannon toteuttamiseen – ja luonnollisesti vähentää huomattavasti jälkikäteisiä riitoja. 

Tarkoituksena ei kuitenkaan yleensä ole luoda monikymmensivuista sopimusta, jossa pienikin yksityiskohta on sovittu kirjallisesti, vaan sopiva väljyys sopimuksen sisällössä jättää mahdollisuuksia nopeammillekin muutoksille. Sopimuksessa tulee myös ottaa huomioon, onko toimeksiantaja yritys vai kotitalous. (Käytännön vinkki: jos sinulla tai asiakkaallasi ei ole sopimuspohjaa käytössä, kannattaa kurkata Eezy Kevytyrittäjien nettipalvelusta löytyvät sopimuspohjat, joihin pääset käsiksi kun rekisteröidyt.)  

Kirjallisesti kannattaa aina sopia vähintäänkin toimeksiannon hinnasta sekä mahdollisten lisä- ja muutostöiden hinnasta, työn aikataulusta, laskutusperusteista ja laskutusaikataulusta.  

Hinnoittele työsi kannattavasti

Lähtökohtana sopimuksen laatimisessa kannattaa pitää sitä, että toimeksiannon päätyttyä voidaan hyvillä mielin lyödä kättä päälle ja todeta, että työ on valmis ja tehty laadukkaasti. Tähän pääsemiseksi yksi keskeinen tekijä on määritellä oma laskutushinta alusta lähtien kannattavasti. Oman työn hinnoittelu liian edulliseksi vain toimeksiannon kotiuttamiseksi johtaa harvoin lopputulokseen, jossa molemmat sopimuspuolet ovat tyytyväisiä.

On hyvä muistaa, että tehtyä sopimusta ei voi yksipuolisesti muuttaa eikä esimerkiksi liian edulliseksi hinnoiteltua urakkaa voi paikkailla laskuttamalla asiakasta työstä, josta ei ole sovittu.  

Hinta ja hinnoitteluperuste sopimukseen 

Eri hinnoittelumalleissa on omat kompastuskivensä, jotka kannattaa sopimusta laatiessa ottaa huomioon.  

Tuntihinnoittelussa riitaisuudet liittyvät yleensä laskutettavien tuntien määrään. Selkeät tuntilistat ja työn hyväksyminen osissa sovitun aikataulun mukaisesti auttavat ennaltaehkäisemään erimielisyyksiä.  

Urakkahinnoittelussa tavallisin kiistan aihe liittyy siihen, mitkä työt sisältyvät tarjottuun urakkaan ja mitkä ovat erikseen laskutettavia lisätöitä. Sopimukseen kannattaa siis kirjata mahdollisimman yksiselitteisesti, mitkä työt kuuluvat urakkaan sekä se, miten mahdollisista lisä- ja muutostyötöistä sovitaan ja miten ne on hinnoiteltu. Suuremmissa urakkasopimuksissa työ kannattaa ehdottomasti jakaa osiin, jotka hyväksytään ja laskutetaan tietyin väliajoin.  

Kun hinta on sopimuksessa sovittu, on se käytännössä lopullinen. Kesken toimeksiannon perushinnoittelua ei voi ilman neuvotteluita muuttaa eikä asiakkaan näkökulmasta hinnan korotus olisi kovin mukava yllätys.  

Entä jos mieli muuttuu matkan varrella? 

Ei ole lainkaan epätavallista, että toimeksiannon aikana oma tai asiakkaan mieli työn sisällöstä muuttuu. Olennaisiin sopimuksen kohteena oleviin työn sisällön muutoksiin ei kuitenkaan tarvitse suostua ilman neuvotteluita, mutta nopeat ja vähäiset muutokset kuuluvat yleensä sopimuksessa sovittuun laskutushintaan. Muutoksen vähäisyyttä arvioitaessa sitä yleensä peilataan toimeksiannon koko sisältöön sekä siihen, miten muutokset vaikuttavat alun perin sovittuun työn lopputulokseen.  

Toimeksiantosopimus turvaa siis sekä sinua että asiakastasi ja se kannattaa tehdä huolella. Neuvotteluihin ja hyvän kirjallisen sopimuksen laatimiseen käytetty tunti tai pari vähentää reippaasti riitaan käytettyä aikaa ja monissa tapauksessa auttaa välttämään riidan kokonaan. Huolellinen sopiminen kasvattaa myös asiakkaasi luottamusta toimintaasi, mikä yhdistettynä hyvin tehtyyn työhön, poikii yleensä uusia toimeksiantoja.